Angebotserstellung mit KI: Was im Anlagen- und Maschinenbau funktioniert und wo Ihre Preise bleiben

Kurz gesagt: Ja, eine KI kann ein Angebot zusammenstellen. Verlassen können Sie sich darauf aber nur, wenn sie Ihre früheren Angebote und Preise kennt und Sie jede Zahl nachprüfen können. Ein allgemeines Chatprogramm kennt beides nur, soweit Sie es ihm geben. Fehlt ihm eine Zahl, setzt es oft eine ein, die plausibel klingt. Und was Sie hineinkopieren, liegt danach beim Anbieter. Im Anlagen- und Maschinenbau, wo jede Anlage etwas anders ist, kommt es deshalb darauf an, woraus die KI schöpft und wo sie läuft.

Wie Betriebe KI heute beim Angebot einsetzen

Die Anfrage ist lang, der Kunde will das Angebot bis Freitag. Also kopiert man Anfrage und Kalkulation in ein Chatfenster und bittet um einen Angebotstext. Das Ergebnis liest sich gut und ist in Sekunden fertig.

Für das Anschreiben ist das eine echte Hilfe. Ein Angebot im Anlagenbau besteht aber vor allem aus Umfang, Positionen und Preisen. Dort hilft ein Chatprogramm wenig, solange es Ihren Betrieb nicht kennt.

Wo ein Chatprogramm an seine Grenzen kommt

• Es kennt Ihre Preise nicht. Ein Sprachmodell erzeugt Text, der wahrscheinlich klingt. Fragen Sie nach dem Preis für eine Inbetriebnahme oder einen Meter Rollenbahn, bekommen Sie meist eine Zahl oder eine Spanne. Aus Ihrer Kalkulation stammt sie nicht.
• Es weiß nicht, was bei ähnlichen Anlagen dabei war. Welche Positionen standen in Ihren letzten Angeboten für eine vergleichbare Förderstrecke? Schulung, Dokumentation, Seeverpackung? Das steht in Ihren Ordnern, nicht im Chatprogramm.
• Es achtet nicht von selbst darauf, wie alt ein Preis ist. Geben Sie ihm eine Kalkulation von vor drei Jahren, rechnet es in der Regel damit weiter, ohne Sie darauf hinzuweisen.
• Es fragt selten von sich aus nach. Fehlt in der Anfrage eine Angabe, etwa die Umgebungstemperatur oder wer das Fundament stellt, schreibt es meist trotzdem ein Angebot, das vollständig wirkt.

Dafür ist ein Chatprogramm auch nicht gebaut, es schreibt allgemeine Texte. Diesen Unterschied vor einem KI-Projekt zu klären, erspart den Satz „KI kann das einfach“ und die Enttäuschung danach.

Wo Ihre Kalkulation landet

Mit der Anfrage wandert schnell auch die Kalkulation ins Chatfenster: Einkaufspreise der Zukaufteile, Stundensätze, Ihr Aufschlag. Damit liegen die Zahlen, mit denen Sie gegen den Wettbewerb bieten, auf den Servern eines fremden Anbieters. Was er damit tun darf, regeln seine Bedingungen und Ihre Einstellungen, und beides hängt vom Tarif ab. Sicher ist nur, dass die Daten Ihr Haus verlassen haben.

Dazu kommt eine rechtliche Seite. Das Geschäftsgeheimnisgesetz schützt eine Information nur dann als Geschäftsgeheimnis, wenn sie unter anderem „Gegenstand von den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber ist“ (§ 2 GeschGehG). Was im Einzelfall angemessen ist, klärt im Zweifel Ihr Anwalt. Eine kurze Regel im Betrieb, welche Unterlagen in fremde Dienste kopiert werden dürfen, ist schnell geschrieben. Für personenbezogene Daten gilt zusätzlich der Datenschutz bei KI im Betrieb.

Was eine KI für Angebote im Anlagenbau können muss

Damit KI beim Angebot Zeit spart und keine neuen Fehler einbaut, sollte das System fünf Anforderungen erfüllen.

1. Es arbeitet mit Ihren früheren Angeboten. Ein Anlagenbauer hat selten einen festen Baukasten, aber fast immer ein ähnliches Angebot aus den letzten Jahren. Daraus entsteht der Entwurf.
2. Jede Zahl zeigt, woher sie stammt. Aus welchem Angebot, aus welchem Jahr. Neue Werte sind markiert. So prüfen Sie gezielt, statt alles nachzurechnen.
3. Alte Preise fallen auf. Preise aus älteren Angeboten sind zum Prüfen markiert, statt still übernommen zu werden.
4. Fehlende Angaben fallen auf, bevor Sie rechnen. Was der Kunde noch beantworten muss, steht als Frage da.
5. Sie geben frei. Ohne Ihr Okay geht nichts an den Kunden.

Dazu kommt der Ort. Läuft das System samt KI auf Ihrem Rechner oder Server im Betrieb, bleiben Angebote und Preise im Haus.

Ein Konfigurator oder eine CPQ-Software ist etwas anderes. Er braucht einen festen Baukasten aus Optionen und Preisen und passt zu Serienprodukten mit Varianten. Wer jede Anlage etwas anders baut, hat keinen solchen Baukasten, aber seine früheren Angebote.

Für wen das nicht passt

Im Sondermaschinenbau ist jedes Angebot ein eigenes Konstruktionsprojekt. Dort gibt es oft kein früheres Angebot, aus dem sich etwas übernehmen ließe. Und wer mit einem Konfigurator gut zurechtkommt, braucht kein zweites System.

So finden Sie heraus, ob es sich bei Ihnen lohnt

• Wie lange liegt eine Anfrage, bis das Angebot raus ist? Stunden oder Tage?
• Wie viel davon ist Schreiben, wie viel Suchen nach dem passenden früheren Angebot und der Kalkulation dazu?
• Wer schreibt bei Ihnen die Angebote, und was passiert, wenn diese Person drei Wochen fehlt?
• Wann ist zuletzt nach dem Auftrag aufgefallen, dass im Angebot eine Position fehlte?

Warum das Tempo eines Angebots oft mehr zählt als der Preis, steht in Wer zuerst anbietet, gewinnt.

Für ein solches System suche ich zurzeit drei Anlagen- und Maschinenbauer, die es als Pilotbetriebe kostenlos bekommen. Dafür darf ich über das Ergebnis berichten, und Sie sprechen einmal mit einem Interessenten am Telefon. Danach kostet es einmalig ab 4.900 Euro, den Rechner stellen Sie. Wie das Schritt für Schritt aussieht, zeigt ein ausgedachtes Beispiel eines Förderanlagenbauers. Wenn Sie wissen wollen, ob es zu Ihren Angeboten passt, buchen Sie ein kostenloses Gespräch, 30 Minuten, bei Ihnen oder online.