Kurz gesagt: Im Anlagen- und Maschinenbau lässt sich ein Angebot selten aus einer Vorlage ausfüllen. Jede Anlage ist etwas anders. Was sich automatisieren lässt, ist die Suche: das passende frühere Angebot finden, die Kalkulation dazu, die Positionen, die sonst immer dabei waren. Ein System, das auf Ihren eigenen früheren Angeboten aufbaut, stellt daraus einen Entwurf zusammen. Sie prüfen ihn und geben ihn frei.

Wo die Zeit beim Angebot wirklich hingeht

Eine Anfrage kommt rein. Dann geht die Suche los: Welches frühere Angebot passt am besten? Wo liegt die Kalkulation dazu? Was fehlt noch vom Kunden, damit man überhaupt rechnen kann?

Das Schreiben selbst ist oft der kleinere Teil. Die Stunden gehen in das Zusammensuchen, in Ordnern, in Excel-Listen und im Kopf des Kollegen, der die Angebote seit Jahren schreibt. So dauert ein Angebot viele Stunden, manchmal Tage. Und manchmal hat der Kunde dann schon woanders zugesagt. Warum die Geschwindigkeit so viel ausmacht, steht im Beitrag Wer zuerst anbietet, gewinnt.

Dazu kommt ein zweites Risiko: Wer unter Zeitdruck schreibt, übersieht leicht etwas. Eine offene Frage an den Kunden, einen Preis aus einem früheren Jahr, eine Position, die sonst immer dabei war. Das fällt oft erst nach dem Auftrag auf. Dann kostet es Marge.

Warum Vorlagen und Konfiguratoren hier oft nicht passen

Ein Konfigurator braucht einen festen Baukasten: vorher festgelegte Bauteile, Regeln und Preise. Das funktioniert für Serienprodukte. Bei Förderanlagen, Vorrichtungen oder Anlagen nach Kundenwunsch ist fast jedes Angebot etwas anders. Den Baukasten dafür zu pflegen, ist oft mehr Arbeit als das Angebot selbst.

Das Wissen, wie Ihr Betrieb anbietet, steckt aber schon in Ihren früheren Angeboten: welche Positionen zu welcher Art Anlage gehören, wie kalkuliert wurde, welche Fragen man dem Kunden stellen musste. Genau darauf baut eine automatisierte Angebotserstellung auf.

So läuft es in vier Schritten

1. Anfrage prüfen

Bisher fallen fehlende Angaben oft erst beim Rechnen auf. Künftig sehen Sie beim Eingang der Anfrage, was fehlt, und können beim Kunden nachfragen, bevor Sie Zeit in die Kalkulation stecken.

2. Früheres Angebot finden

Statt in Ordnern und Excel zu suchen, ist das passende frühere Angebot schon herausgesucht. Grundlage sind Ihre eigenen Angebote, zum Start etwa die letzten rund 20.

3. Angebot zusammenstellen

Das System stellt den Entwurf aus den passenden früheren Angeboten zusammen. Bei jeder Zahl sehen Sie, woher sie stammt. Preise aus älteren Angeboten sind zum Prüfen markiert, neue Werte ebenfalls. Sie prüfen und geben frei. Ohne Ihr Okay geht nichts an den Kunden.

4. Nachfragen

Im Alltag vergisst man leicht, bei einem offenen Angebot nachzuhaken. Künftig werden Sie rechtzeitig erinnert. Wie Sie das Nachfassen grundsätzlich organisieren, beschreibt der Beitrag Kundenanfragen automatisch nachverfolgen.

Wie das an einem konkreten Betrieb aussieht, zeigt das Beispiel eines Förderanlagenbauers. Der Betrieb ist erfunden, der Ablauf ist echt.

Was die KI dabei tut, und was nicht

Sie sucht und stellt zusammen. Aus Ihren früheren Angeboten die passenden Stellen, Positionen und Werte.
Sie entscheidet nicht. Den Preis, den Umfang und die Freigabe verantworten Sie.
Sie rechnet nicht im Verborgenen. Zu jeder übernommenen Zahl sehen Sie, aus welchem früheren Angebot sie stammt. So prüfen Sie schnell nach.

Ihre Unterlagen bleiben im Haus

Preise und Angebote gehören zu dem, was ein Betrieb am wenigsten nach außen geben will. Deshalb läuft das System auf einem Rechner oder Server in Ihrem Betrieb. Auch die KI läuft dort, nicht bei ChatGPT oder einem anderen Anbieter. Ihre Preise und Angebote gehen nicht ins Internet. Mehr zum Datenschutz beim KI-Einsatz steht im Beitrag zu DSGVO und KI im Betrieb.

Und das ERP?

Ihr ERP bleibt. Das System kümmert sich nur um das Angebot. Wie beides zusammenspielt, hängt davon ab, wie bei Ihnen heute Angebote und Aufträge laufen. Das klären wir im ersten Gespräch.

Für wen es nicht passt

Wenn jedes Angebot ein eigenes Konstruktionsprojekt ist, gibt es kaum frühere Angebote, auf die man aufbauen kann.
Wenn Sie mit einem Konfigurator gut zurechtkommen, brauchen Sie das nicht.
Wenn nur sehr selten Anfragen kommen, lohnt der Aufbau wenig.

Was es kostet und wie lange der Aufbau dauert

Ich baue das System zurzeit mit drei Pilotbetrieben auf. Für sie ist es kostenlos, im Gegenzug darf ich über das Ergebnis berichten (Ihren Namen nenne ich nur mit Ihrer Erlaubnis), und Sie sprechen einmal mit einem Interessenten am Telefon. Der Aufbau dauert etwa vier Wochen. Danach schreiben Sie vier Wochen Ihre Angebote damit, und wir messen vorher und nachher, wie lange ein Angebot dauert und wie oft es nachgebessert werden muss.

Nach den drei Piloten kostet es einmalig ab 4.900 Euro. Den Rechner stellen Sie, eine Betreuung ist möglich.

Häufige Fragen

Schreibt die KI das Angebot allein?

Nein. Das System stellt das Angebot zusammen, Sie geben es frei.

Wie viel Arbeit macht der Aufbau für uns?

Sie nehmen sich Zeit für ein paar Gespräche und stellen Ihre letzten rund 20 Angebote bereit. Den Aufbau übernehme ich.

Was ist mit Rechnungen?

Dieser Beitrag geht nur um das Angebot. Was bei Rechnungen seit 2025 gilt, steht im Beitrag E-Rechnung für kleine Betriebe.

Wie entsteht bei Ihnen ein Angebot? Das möchte ich in einem ersten Gespräch verstehen, am besten mit der Person, die bei Ihnen die Angebote schreibt. Kostenloses Gespräch buchen