Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland, der Rechnungen mit Geschäftskunden austauscht, E-Rechnungen empfangen können, unabhängig von der Größe und auch als Kleinunternehmer. Beim Versenden gibt es Übergangsfristen. Wer Privatkunden hat, ist davon nicht betroffen. Was das praktisch bedeutet, lesen Sie hier.
Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten Daten). Eine klassische PDF- oder Papierrechnung gilt rechtlich als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung.
Wen betrifft die Pflicht, und ab wann?
Die Pflicht gilt im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Die wichtigsten Stufen, geregelt im Wachstumschancengesetz und im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht zum Versenden für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz.
- Ab 1. Januar 2028: Versandpflicht grundsätzlich für alle Unternehmen im B2B-Bereich.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.
Drei Fälle bleiben auch danach ausgenommen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter als PDF oder auf Papier abrechnen (§ 34a UStDV), ebenso Rechnungen bis 250 EUR brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise. Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können.
Wer für Bund, Länder oder Kommunen arbeitet, rechnet dort meist schon seit Jahren als XRechnung ab. Das beruht auf einer eigenen Grundlage (EU-Richtlinie 2014/55/EU) und gilt unabhängig von den Fristen oben.
Was müssen Sie jetzt konkret tun?
Der dringendste Punkt ist das Empfangen. Das gilt bereits, ohne Schonfrist:
- Eine Möglichkeit schaffen, eingehende E-Rechnungen anzunehmen, ihren strukturierten Inhalt lesbar zu machen und revisionssicher zu archivieren. Ein reines E-Mail-Postfach reicht dafür nicht. Eine XRechnung ist ohne passende Software unleserlich.
- Prüfen, ob und ab wann Sie selbst E-Rechnungen versenden müssen (abhängig von Umsatz und Kundenstruktur).
- Einen Prozess oder eine Software aufsetzen, die beides automatisch erledigt.
Wo Automatisierung den Unterschied macht
Genau hier liegt für kleine Betriebe die eigentliche Arbeit, und das größte Sparpotenzial. Wer eingehende XML-Dateien manuell öffnet, prüft und ablegt, schafft sich eine neue tägliche Fehler- und Zeitquelle. Eine moderne Buchhaltungssoftware erkennt das Format automatisch, macht die Daten lesbar, übernimmt sie in die Buchhaltung und archiviert sie GoBD-konform, ohne manuelles Hantieren mit XML.
Welche Buchhaltungssoftware E-Rechnungen automatisch empfängt, lesbar macht und versendet, haben wir auf unserer unabhängigen Vergleichsseite Buchhaltungs-Meister im Detail verglichen, inklusive eines Schritt-für-Schritt-Leitfadens zum Empfangen von E-Rechnungen. Und wenn die E-Rechnung nur ein Baustein in einem größeren Verwaltungs-Engpass ist, schauen wir uns Ihren Rechnungs- und Belegprozess gern gemeinsam an und automatisieren ihn.
Fazit
Empfangsbereit sein ist seit 2025 Pflicht. Das sollte kein Betrieb auf die lange Bank schieben. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software ist das in kurzer Zeit erledigt, und der Schritt zahlt sich doppelt aus, weil saubere digitale Belege die gesamte Buchhaltung beschleunigen.
Häufige Fragen
Ich schicke Rechnungen schon als PDF per E-Mail. Ist das eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist eine „sonstige Rechnung“. Bis zum Ende der Übergangsfristen dürfen Sie es im B2B-Verkehr mit Zustimmung des Empfängers noch verschicken, danach nicht mehr.
Muss ich meine Buchhaltungssoftware wechseln?
Meist nicht. Prüfen Sie zuerst, ob Ihr bisheriges Programm XRechnung und ZUGFeRD einlesen und erzeugen kann. Viele gängige Programme können das inzwischen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Nein. Sie betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind.
Muss ich die XML-Datei aufbewahren oder reicht das PDF?
Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrem strukturierten Format, also die Datei selbst, nicht nur eine Ansicht davon. Die genaue Frist klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Den genauen Versand-Status klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.