Checkliste Angebotserstellung im Anlagenbau: Positionen, die beim Kopieren verloren gehen

Kurz gesagt: Im Anlagen- und Maschinenbau entsteht ein neues Angebot oft aus einem alten. Das spart Zeit, hat aber eine Falle: Was der frühere Kunde nicht brauchte, fehlt auch im neuen Angebot. Die Inbetriebnahme, weil der alte Kunde sie selbst gemacht hat. Die Seeverpackung, weil die alte Anlage nicht nach Übersee ging. Das fällt oft erst nach dem Auftrag auf, und dann geht es von der Marge ab. Mit der Checkliste unten finden Sie solche Lücken vor dem Versand.

Warum beim Kopieren Positionen verloren gehen

Kaum ein Betrieb schreibt ein Angebot für eine Förderanlage oder eine Prüfstation von null. Man sucht das ähnlichste aus den letzten Jahren, passt Maße, Mengen und Preise an und schickt es raus. Unter Zeitdruck ist das vernünftig.

Das alte Angebot war aber auf einen anderen Kunden zugeschnitten. Was dort bewusst gestrichen war, fehlt jetzt still. Niemand hat das entschieden, es ist einfach nicht da. Ein Blick in zwei oder drei weitere ähnliche Angebote zeigt solche Lücken schnell. Diesen Blick spart man sich, wenn es eilt.

Umfang und Schnittstellen

• Liefergrenzen: Wo endet Ihr Lieferumfang? Wer stellt Fundament, Medienanschlüsse, Netzwerk und übergeordnete Steuerung?
• Abweichungen zur Anfrage: Wo weicht Ihr Angebot vom Lastenheft ab, und steht das ausdrücklich drin?
• Einsatzbedingungen: Umgebungstemperatur, Staub, Feuchte, Ex-Bereich. Sind sie geklärt oder als Annahme benannt?
• Vorschriften im Zielland: Gelten dort andere Normen, Spannungen oder Prüfungen als beim Vorgängerprojekt?
• Ersatz- und Verschleißteile: Ist eine Erstausstattung angeboten oder bewusst ausgeschlossen?

Leistungen rund um die Anlage

• Montage: Wer montiert, mit wie vielen Leuten, und sind Reise- und Wartezeiten eingerechnet?
• Inbetriebnahme: Ist sie enthalten, eine Option oder ausgeschlossen?
• Abnahme: Werksabnahme bei Ihnen, Abnahme vor Ort beim Kunden oder beides?
• Schulung: Für wen, wie lange und wo?
• Dokumentation: Betriebsanleitung in der Sprache des Einsatzlandes, Schaltpläne, Ersatzteilliste. Für den EU-Markt dazu die Konformitätserklärung bei einer vollständigen Maschine, bei einer unvollständigen die Einbauerklärung samt Montageanleitung. Ist geklärt, was Sie liefern?

Verpackung und Transport

• Verpackung: Standard, Kiste oder Seeverpackung?
• Lieferbedingung: Welche Incoterms-Klausel mit welchem Ort? Wo geht die Gefahr über, wer zahlt den Transport, wer versichert?
• Abladen und Einbringen: Kran, Stapler, Hallentor. Wer kümmert sich darum?
• Export: Zoll- und Ursprungspapiere, wenn die Anlage die EU verlässt, und die Frage, ob für Anlage, Zielland und Empfänger eine Ausfuhrgenehmigung nötig ist.

Kaufmännisches

• Preisbasis: Aus welchem Jahr stammen die übernommenen Preise? Gelten die Angebote Ihrer Zulieferer noch?
• Bindefrist: Wie lange gilt Ihr Angebot?
• Zahlungsbedingungen: Anzahlung, Zahlung nach Lieferung, Rest nach Abnahme?
• Materialpreise: Brauchen Sie eine Preisgleitklausel, etwa für Stahl?
• Lieferzeit: Ab wann zählt sie, ab Auftrag oder ab technischer Klärung?
• Gewährleistung und Haftung: Verweisen Sie auf Ihre Bedingungen und nennen Sie Abweichungen ausdrücklich?

Bevor das Angebot rausgeht

• Sind offene Fragen an den Kunden markiert, statt still angenommen?
• Haben Sie nicht nur ein, sondern zwei oder drei ähnliche frühere Angebote verglichen?
• Gibt es eine Nachkalkulation des Vorgängerprojekts? Was wurde dort teurer als angeboten?
• Hat eine zweite Person die Positionsliste gesehen?

Wie Sie die Liste im Alltag nutzen

Niemand arbeitet bei jedem Angebot zwei Dutzend Punkte ab. Sinnvoller ist es, die Liste einmal mit den Leuten durchzugehen, die bei Ihnen Angebote schreiben, und alles zu streichen, was bei Ihnen nie vorkommt. Der Rest gehört ans Ende Ihrer Angebotsvorlage.

Noch mehr bringt der Blick in die eigenen früheren Angebote. Welche Positionen standen in ähnlichen Projekten fast immer drin? Fehlt eine davon im neuen Angebot, sollte das eine bewusste Entscheidung sein.

Wo ein System die Arbeit übernimmt

Diesen Abgleich kann ein System erledigen. Es sucht zu einer neuen Anfrage die ähnlichsten früheren Angebote heraus und stellt daraus den Entwurf zusammen. Positionen, die in ähnlichen Angeboten standen, gehen so nicht verloren. Was rausgeht, entscheiden Sie. Was eine KI bei der Angebotserstellung sonst leisten muss, hat einen eigenen Artikel.

Für diesen Abgleich suche ich zurzeit drei Anlagen- und Maschinenbauer, die das System als Pilotbetriebe kostenlos bekommen. Dafür darf ich über das Ergebnis berichten, und Sie sprechen einmal mit einem Interessenten am Telefon. Danach kostet es einmalig ab 4.900 Euro. Wie bei Ihnen ein Angebot entsteht, sehen wir uns im kostenlosen Gespräch an. Vorbereiten müssen Sie dafür nichts.