Was ist die E-Rechnungspflicht und was muss ich als kleiner Betrieb tun?

Sie haben davon gehört, aber noch nicht genau verstanden, was es für Ihren Betrieb bedeutet. Vielleicht hat ein Kollege erwähnt, dass „da irgendwas mit Rechnungen kommt“. Oder Sie haben einen Brief vom Steuerberater bekommen, der auf neue Pflichten hinweist. Und jetzt fragen Sie sich: Betrifft mich das überhaupt? Und wenn ja — was muss ich tun?

Die gute Nachricht: Die E-Rechnungspflicht klingt komplizierter als sie ist. Und für kleine Betriebe gibt es klare Übergangsfristen, die Ihnen Zeit lassen. Die schlechte Nachricht: Wer zu lange wartet, rüstet in einem Moment um, in dem der Druck schon spürbar ist — und das kostet dann mehr Zeit und Geld als nötig.

Dieser Artikel erklärt, was die E-Rechnungspflicht bedeutet, wen sie betrifft, welche Fristen gelten und was Sie konkret tun müssen — ohne Juristensprache.

Was ist eine E-Rechnung — und was ist sie nicht?

Das größte Missverständnis zuerst: Eine E-Rechnung ist keine Rechnung als PDF per E-Mail. Das machen die meisten Betriebe schon längst — und das zählt trotzdem nicht.

Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann. Konkret: kein Bild, kein Scan, kein PDF als solches. Sondern eine Datei, die Daten in einem definierten Schema enthält.

In Deutschland sind die akzeptierten Standards die ZUGFeRD-Rechnung (ein hybrides Format: lesbare PDF-Ansicht mit eingebettetem XML-Datensatz) oder die reine XRechnung (reines XML, vor allem für öffentliche Auftraggeber).

Was das in der Praxis bedeutet: Wenn Sie eine Rechnung erstellen, muss diese Datei neben dem lesbaren PDF auch maschinenlesbaren Code enthalten. Die Buchhaltungssoftware auf Empfängerseite kann diesen Code direkt einlesen — ohne dass jemand tippt, scannt oder abgleicht.

Wen betrifft die Pflicht — und ab wann?

Das Wachstumschancengesetz regelt die stufenweise Einführung der E-Rechnungspflicht. Hier die wichtigsten Eckpunkte für kleine Betriebe:

Ab 1. Januar 2025 — Empfangspflicht für alle

Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt unabhängig von Größe oder Branche. Ein Auftraggeber kann Ihnen ab diesem Datum eine E-Rechnung schicken — und Sie müssen sie verarbeiten können. Das klingt streng, ist in der Praxis aber meist unproblematisch, weil aktuelle Buchhaltungssoftware das unterstützt.

Ab 1. Januar 2027 — Ausstellungspflicht für größere Betriebe

Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen (für B2B-Geschäfte im Inland). Kleinere Betriebe darunter bekommen mehr Zeit.

Ab 1. Januar 2028 — Ausstellungspflicht für alle übrigen

Alle übrigen Unternehmen müssen ebenfalls E-Rechnungen ausstellen. Das ist die endgültige Deadline für kleine Betriebe mit unter 800.000 EUR Jahresumsatz.

Betrifft das nur B2B?

Ja — die E-Rechnungspflicht nach Wachstumschancengesetz gilt ausschließlich für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands und nur für inländische Umsatzsteuer-Sachverhalte. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) oder ins Ausland sind nicht betroffen.

Für den typischen Handwerksbetrieb, der sowohl an Privatkunden als auch an Unternehmenskunden liefert: Private Endkunden-Rechnungen bleiben wie bisher. Rechnungen an Unternehmenskunden müssen ab 2027 bzw. 2028 als E-Rechnung erfolgen.

Was Sie konkret tun müssen — nach Dringlichkeit

Sofort: E-Rechnungen empfangen können

Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware ZUGFeRD oder XRechnung verarbeiten kann. Die meisten gängigen Programme (DATEV, Lexoffice, sevDesk, FastBill) können das bereits oder bieten Updates an. Wenn Sie noch ausschließlich mit Excel und Word arbeiten: Hier liegt der erste Handlungsbedarf.

Bis 2027: Vorbereitung der Ausstellungslösung

Sie brauchen eine Lösung, die beim Erstellen einer Rechnung automatisch das korrekte Format liefert. Ihre Optionen:

• Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Modul: Lexoffice, sevDesk und Co. bieten das bereits an. Kosten: 15–30 EUR/Monat.
• Bestehende Software aktualisieren: Wenn Sie DATEV nutzen, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welches Update nötig ist.
• Automatisierte Rechnungserstellung: Wenn Sie viele Rechnungen schreiben, lohnt sich eine vollständig automatische Lösung, die direkt aus Ihrem Auftragssystem E-Rechnungen generiert — und dabei gleichzeitig den manuellen Aufwand minimiert.

Optional, aber sinnvoll: Archivierung prüfen

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen: 10 Jahre. Sie müssen die Originaldatei (XML) aufbewahren, nicht nur das PDF. Stellen Sie sicher, dass Ihr System die Originaldateien automatisch speichert — und nicht nur eine visuelle Ansicht davon.

Besonderheit: Öffentliche Auftraggeber

Wenn Sie für Bund, Länder oder Kommunen arbeiten, gilt die E-Rechnungspflicht schon länger und auf Basis einer anderen Grundlage (EU-Richtlinie 2014/55/EU). Viele öffentliche Auftraggeber verlangen die XRechnung bereits seit 2020–2022.

Wenn Sie regelmäßig öffentliche Aufträge haben: Sie sind möglicherweise schon jetzt in der Pflicht — und nicht erst ab 2028.

Automatisierung als Chance — nicht nur als Pflichtaufgabe

In unserer Arbeit sehen wir häufig, dass Betriebe die E-Rechnungspflicht als lästige Verpflichtung betrachten — und dabei übersehen, dass sie eine Gelegenheit ist. Wer jetzt eine automatisierte Rechnungslösung einführt, spart nicht nur den gesetzlichen Aufwand, sondern automatisiert gleichzeitig Prozesse, die jeden Monat Zeit fressen.

Ein typisches Beispiel aus unserem Alltag: Ein Betrieb mit 40 Rechnungen pro Monat verbringt 2–3 Stunden mit manueller Rechnungserstellung. Eine automatisierte Lösung, die direkt aus dem Auftragssystem E-Rechnungen generiert, bringt diese Zeit auf unter 30 Minuten. Die E-Rechnungspflicht ist dann nur eine Funktion davon — keine zusätzliche Arbeit.

Checkliste: Was Sie jetzt tun sollten

1. Prüfen: Kann meine aktuelle Software E-Rechnungen empfangen (ZUGFeRD, XRechnung)?
2. Klären: Habe ich B2B-Kunden in Deutschland? Wenn ja: bin ich von der Ausstellungspflicht betroffen?
3. Prüfen: Habe ich öffentliche Auftraggeber? Falls ja: bin ich möglicherweise schon länger in der Pflicht?
4. Plänen: Bis spätestens Ende 2026 eine Lösung für die Ausstellung einrichten — nicht auf den letzten Moment warten.
5. Praxis-Tipp: Nutzen Sie die Umstellung als Gelegenheit, den gesamten Rechnungsprozess zu automatisieren — nicht nur das Format zu ändern.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall empfehlen wir eine individuelle Prüfung durch Ihren Steuerberater.